औपचारिक पत्र किसे कहते हैं ?(Aupcharik Patra Kise Kahate Hain)

क्या आप जानते है औपचारिक पत्र किसे कहते हैं ?(Aupcharik Patra Kise Kahate Hain) यदि नहीं तो इस पोस्ट में औपचारिक पत्र लेखन तथा औपचारिक पत्र कैसे लिखे, को विस्तार से समझाया गया है |

कक्षा 6 से कक्षा 9 तक हिन्दी की परीक्षा में औपचारिक पत्र के बारे में कई बार प्रश्न पूछे जाते है इसलिए इस पोस्ट में औपचारिक पत्र लिखने का सही तरीका बताया गया है ताकि आप यह सीख सके |

मैंने इस पोस्ट में औपचारिक पत्र को उदाहरण सहित विस्तार से समझाया गया है | आप इस पोस्ट को पढ़कर औपचारिक पत्र लेखन सीख सकते है और बेझिझक एक औपचारिक पत्र लिख सकते है |

औपचारिक पत्र किसे कहते हैं ?(Aupcharik Patra Kise Kahate Hain)

किसी विद्यार्थी द्वारा स्कूल या कॉलेज के प्रिंसिपल को लिखे गए प्रार्थना पत्र, किसी व्यक्ति द्वारा नौकरी के आवेदन के लिए लिखे गए आवेदन पत्र, सरकारी विभागों/कार्यालयों को लिखे जाने वाले पत्र इत्यादि औपचारिक पत्र कहलाते है |

औपचारिक पत्र की भाषा सरल व शिष्टा से लिखी हुई होती है | यह पत्र बहुत की कम शब्दों में लिखे जाते है जिसमें सहज रूप से व प्रभावशाली तरीके से अपने काम व समस्या को लिखा जाता है |

औपचारिक पत्र लेखन के कुल सात अंग होते है जो कि इस प्रकार है –

1. औपचारिक पत्र की शुरुआत में सेवामें लिखा जाता है तथा इसके तुरंत बाद अगली लाइन में संबन्धित कार्यालय के मुखिया का पदनाम व कार्यालय का पुरा नाम लिखा जाता है |
2. औपचारिक पत्र का दूसरा अंग विषय है | जिस काम के लिए पत्र लिखा जा रहा है उसका एक लाइन में संक्षिप्त विषय में लिखा जाता है |
3. औपचारिक पत्र का तीसरा अंग संबोधन होता है | विषय के तुरंत बाद अगली लाइन में महोदय, माननीय, मान्यवर लिखकर सम्बोधन किया जाता है |
4. औपचारिक पत्र का चौथा अंग विषय वस्तु होता है जिसमें कुल दो अनुच्छेद होते है | पहले अनुच्छेद को सविनय निवेदन है कि लिखकर शुरू किया जाता है तथा इसके लगातार में मामला, समस्या तथा का काम को विस्तार से लिखा जाता है | दूसरा अनुच्छेद आपसे विनम्र निवेदन है कि लिखकर शुरु किया जाता है | तथा इसके लगातार में आप द्वारा वांछित कार्यवाही हेतु निवेदन किया जाता है |
5. औपचारिक पत्र का पांचवा अंग हस्ताक्षर व नाम होता है | जिस व्यक्ति द्वारा औपचारिक पत्र लिखा जाता है उसे भवदीय, विनीत या प्रार्थी लिखकर अपने हस्ताक्षर करने होते है | हस्ताक्षर के नीचे अपना पूरा नाम लिखना होता है |
6. औपचारिक पत्र का छठा अंग पत्र लिखने वाले का पता होता है | नाम के नीचे की तरफ औपचारिक पत्र लिखने वाले का पूरा पता लिखना होता है |
7. औपचारिक पत्र का सातवाँ एवं अंतिम अंग दिनांक होता है | जिस दिन औपचारिक पत्र लिखा जाता है उस दिन की दिनांक लिखी जाती है |

औपचारिक पत्र के उदाहरण

• आवेदन-पत्र
• प्रार्थना-पत्र
• शिकायती पत्र
• कार्यालयी पत्र (सरकारी पत्र)
• सम्पादकीय पत्र
• व्यावसायिक पत्र
• अवकाश चाहने हेतु लिखे गए प्रार्थना पत्र

उक्त सभी पत्र औपचारिक पत्र के उदाहरण है |

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औपचारिक पत्र के प्रकार

औपचारिक पत्र तीन प्रकार के होते है जो कि निम्नलिखित है –

1. प्रार्थना पत्र
2. कार्यालयी पत्र
3. व्यावसायिक पत्र

प्रार्थना-पत्र– स्कूल व कॉलेज में प्रधानाचार्य को लिखे जाने वाले प्रार्थना पत्र, सरकारी विभागों में अवकाश हेतु लिखे गए प्रार्थना पत्र, सरकारी नौकरी के लिए आवेदन पत्र आदि प्रार्थना पत्र औपचारिक पत्र के उदाहरण है |

कार्यालयी-पत्र – एक सरकारी कार्यालय द्वारा किसी अन्य सरकारी कार्यालय को लिखे गए सभी पत्र कार्यालयी औपचारिक पत्र के उदाहरण है |

व्यवसायिक-पत्र – संपादकीय, प्रकाशक, कंपनी, व्यापारी को लिखे गए पत्र व्यावसायिक औपचारिक पत्र के उदाहरण है |

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औपचारिक पत्र लिखते का सही तरीका

एक सही एवं सहज भाषा में औपचारिक पत्र लिखने का सही तरीका यहाँ बताया जा रहा है तथा साथ ही औपचारिक पत्र लिखते समय ध्यान से रखने वाली बातें भी बताई जा रही है |

• औपचारिक पत्र में भाषा सरल व सटीक होनी चाहिए |
• औपचारिक पत्र में लिखी भाषा शिष्ठापूर्ण होनी चाहिए |
• पत्र लिखते समय नियमानुसार पेज के मार्जिन छोड़ने का ध्यान रखना चाहिए |
• लेखन शैली साफ, स्पष्ट प्रभावशाली होनी चाहिये |
• पत्र की विषय वस्तु में तारतम्यता/लयबद्धता होनी चाहिए | मामले/काम/शिकायत को संक्षिप्त में स्पष्ट करना होता है |
• यदि प्रार्थना पत्र प्रधानाचार्य को लिखा जा रहा है तो विद्यार्थी का नाम, कक्षा व दिनांक अवश्य लिखी जानी चाहिए |
• इधर- उधर की अनावश्यक बातें पत्र में नहीं लिखी जानी चाहिए |
• पत्र में ओछे शब्दों का प्रयोग नहीं करना चाहिये |

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औपचारिक पत्र का फॉर्मेट उदाहरण सहित

उदाहरण 1. विद्यार्थी द्वारा एक दिन का अवकाश स्वीकृत करवाने हेतु प्रार्थना पत्र-

सेवामें

श्रीमान प्रधानाचार्य
केन्द्रीय विद्यालय-3
आगरा

विषय- एक दिन के अवकाश स्वीकृति हेतु प्रार्थना पत्र |

महोदय,

सविनय निवेदन है कि मेरा नाम सुरेश कुमार है तथा मैं कक्षा 6 पढ़ता हूँ | कल दिनांक 07.09.2022 को मेरे घर पर जरूरी कार्य होने के कारण मैं कल विद्यालय में उपस्थित होने में असमर्थ हूँ |
अत: आपसे निवेदन है कि आप मुझे कल दिनांक 07.09.2022 को एक दिन का अवकाश स्वीकृत करने का श्रम करे |

धन्यवाद

दिनांक 06.09.2022

आपका आज्ञाकारी शिष्य
सुरेश कुमार
कक्षा- 6
रोल नंबर -159

उदाहरण 2. बचत खाता चालू करने हेतु बैंक मैनेजर को प्रार्थना पत्र लिखिए?

सेवा में,
श्रीमान शाखा प्रबंधक,
पंजाब नेशनल बैंक,
कोलकाता, पश्चिम बंगाल

विषय:- बंद खाता पुन: चालू करवाने के लिए प्रार्थना पत्र।

महोदय,

सविनय निवेदन यह है कि मेरा नाम सुरेश कुमार है | मेरा बचत खाता पंजाब नेशनल बैंक शाखा कोलकाता में है | जिसका बैक बैंक अकाउंट नंबर 5462xxxx587 है | यह बचत खाता पिछले कुछ महीनों से किसी कारणवश बैंक में लेनदेन न होने की वजह बंद हो गया है। लेकिन अब मैं इस खाते को फिर से चालू करवाना चाहता हूं।
अतः आपसे विनम्र निवेदन है कि मेरे उक्त वर्णित बचत खाते को पुन: चालू करने की कृपा करें। इसके लिए मैं सदा आपका आभारी रहूंगा।

धन्यवाद

आपका विश्वासी
नाम सुरेश कुमार
अकाउंट नंबर- 5462xxxx587
मोबाइल नंबर-9414xxxxxxx

उदाहरण 6. विद्यालय में नए खेल सामग्री मंगवाने के लिए प्रधानाचार्य को 

औपचारिक पत्र से संबन्धित पूछे जाने वाले प्रश्न और उत्तर

अंतिम दो शब्द

मैंने इस पोस्ट में औपचारिक पत्र किसे कहते हैं ?(Aupcharik Patra Kise Kahate Hain) के बारे में विस्तार से बताया है | औपचारिक पत्र को उदाहरण के द्वारा भी समझाया गया है | औपचारिक पत्र लिखने का सही तरीका भी समझाया गया है |

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